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すべての企業にとって重要なリスクマネジメント。
顧客情報をはじめとしたデータ管理にも、適切な配慮が必要です。

業務用携帯電話などの電話帳データもその一つ、確実な管理はもちろん、さらにユーザの利便性との両立が求められます。今回は、こうした電話帳の管理と活用のポイントについて紹介いたします。


電話帳を個別で管理する際の課題


携帯電話の電話帳は、社員がそれぞれ自分でデータを登録して個別に管理しているケースも少なくないのではないでしょうか。個々の管理状況によっては、古い連絡先が残っていて、顧客への連絡先の確認に手間取ってしまい、心象を悪くしてしまう、などといった恐れもあります。


また、各社員が持っている携帯電話の電話帳に、直接登録してデータを残すことになるため、端末の盗難・紛失などが起こった際の情報流出リスクが高まってしまいます。

電話帳を共有して業務効率アップ


さらに個々が持っているデータを社員間で共有する際には、都度メールやチャットで送り合うなど非効率なケースもあるようです。そこで、これらを解消する上でお勧めしたいのが電話帳の共有サービスです。



電話帳を共有する目的とメリットは?


電話帳を共有する基本的な目的は、社内で同じアドレス情報を参照してスムーズに取引先などに連絡を取ることができるようにすることです。もし社員が個別に管理していた場合、取引先の移転によって電話番号や住所が変わった折に、一部の社員しか周知されず、古いアドレス情報のまま問い合わせてしまう社員も出てきます。

電話帳共有サービスを利用することは、データを一元化することになります。つまり、誰かが更新すれば一括登録として反映されるので、利用ユーザに対しては常に最新の状態が保持できるようになり、追加更新などもスムーズに行えます。
その結果、顧客の連絡先を社員間で共有できるため、キーマンとなる人の連絡先情報もスムーズに確認できるようになり、時間のロスなくビジネスチャンスを見出すことが可能となります。


セキュリティの強固な電話帳kumodenとは


このように便利な共有電話帳、ただし、ツール選択にあたっては、セキュリティ面も十分に考慮しなければいけません。
そこでおすすめなのが、スマートデバイス用クラウド電話帳アプリ「kumoden」です。


kumodenとは


kumodenは、セキュリティが万全の電話帳共有ツールです。
電話帳の情報は、強固なセキュリティで守られたクラウドサーバに保管され、ユーザが登録した電話帳データは共有電話帳フォルダに一括登録されるため、古い連絡先を使ってしまうこともありません。

また、必要なときだけ各社員の持つ会社携帯などからkumodenサーバを通じて情報を参照する仕組みのため、顧客情報をスマートデバイスなどに残さず、情報流出のリスクが軽減されます。

さらに昨今急速に利用が拡大しているチャットタイプのメッセンジャーを搭載しているため、社内で簡単にセキュアな環境でコミュニケーションを取ることもできます。

シャドーITの抑制


kumodenを用いると、会社が許可しないメッセンジャーアプリの使用抑止にもつながります。

このセキュアチャット・セキュアグループチャット機能は、1対1の情報伝達はもちろん、グループ内の社内ユーザだけにすることもできます。

もはや社外で社員同士が隠れてチャットツールを用いてコミュニケーションを取ることはなくなるため、シャドーITの抑制にもなります。すべてIT管理者の見えるところでオンライン対話がされるというのは経営側としても安心です。



Salesforceとの連携も


さらにkumodenは、多くの企業で利用が進んでいるクラウド型CRM・SFA『Salesforce』とデータを自動連携させることもできます。

Salesforceの取引先責任者の情報を登録・更新すると、kumoden共有電話帳に自動で反映されます。Salesforceのデータを常に最新の状態で更新しておくことで、電話帳データも最新に反映されることは、電話帳を使う機会の多い担当者には特に喜ばれる機能です。
電話帳の共有方法で課題をお持ちの方は検討してみてはいかがでしょうか。








電話帳管理に関しての調査資料の紹介


弊社Webサイトにて、電話帳管理の課題に関して営業担当者100人を対象に調査した資料を紹介しております。
ぜび、電話帳管理サービス導入の検材料にしてみてはいかがでしょうか。

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