仮想PBXとスマートフォンで社内外同じ環境での業務を実現

利用部署からの要望を取り入れながら、スマートデバイスの利用拡大を進めている同社。今年度には仮想PBXも導入し、ますますスマートフォンを活用されています。その導入によるメリットや、台数増加で生じた管理面の課題について、ご担当部署の情報システム部の皆様にお話を伺いました。


ご要望

・内線システムを見直し、管理・運用負荷の低減と利便性向上を図りたい
・iPhone、iPadを活用して作業現場の業務効率を高めたい

導入後

・仮想PBXとスマートデバイス導入で業務効率アップを実現!
・自社で業務アプリを開発し、現場管理の効率化も実現!


ご利用サービスマネージドサービス

株式会社ピーエス三菱様
管理本部 情報システム部
(右から)部長 佐藤覚様、グループリーダー 吉川充洋様、主任 丹羽謙太郎様、太田文貴様

事業内容:建設業 URL:http://www.psmic.co.jp/

インタビュー

前回iPhone730台を導入されてから※、現在iPadも含めて2000台近くまで増やしてきた経緯をお教えください。

一番大きいのは仮想PBX導入です。それに伴い、これまで使っていたPHS機能付き携帯電話をすべてiPhoneに変えました。前回のiPhone導入は基本的にWILLCOM3Gというモバイルカード所有者を対象に、そのモバイルカードと携帯電話をiPhoneに替えるという目的でした。それに対し今年は、グループ全社で仮想PBXを導入し、iPhoneを電話子機として使えるようにしたものです。これまで社内で利用していた電話交換機の管理が支店によってまちまちだったこと、また本社で使用していた機種が生産終了していたことから後継機種の検討に入りました。その中で出てきたのが仮想PBXとiPhoneという組み合わせでした。

※2013年5月訪問時
当時のインタビューはこちら

今回の仮想PBX構想を実現するにあたって、何かハードルはありましたか?

全社員のアドレス共有のためのアプリを自社で作成したことですね。やはり仮想PBX導入にあたってiPhoneが子機になるので、代表番号にかかってきた電話をピックアップ・転送するわけですが、そのためにはそれぞれのiPhoneに全社員のアドレスを入れておく必要があります。やはり従来の内線システムと同じことがiPhoneでできないと意味がありません。しかし、なかなか課題を網羅する解決策が見つかりませんでした。なので、その部分を、自社でアプリを作ることでカバーしました。
内線番号は普通4ケタ程度で社内に回すものですが、拠点が変わると新しい4桁の番号を付与したりする必要があります。当社では内線番号を社員コードにすることで、新入社員で入ってから辞めるまでどこに行っても変わらない環境を作りました。また、アドレス帳も数百件が限度だったところから、今はメモリが無制限なので全社員分を閲覧することができます。アプリのデータは自動更新されるので人事異動や組織改編に伴うメンテナンスの必要もありません。手動での入力は、取引先の方の連絡先だけになりました。

話は変わって、以前から様々な業務用アプリを作られていたと思いますが、最近ではどのようなものを手掛けられたんですか?

主には、現場で使う技術系のものですね。例えば、トラックの運行管理を行うアプリです。工事作業所には様々なトラックが入ってきます。運転手にiPhoneを配っておくことで、現場はそのトラックがどの道を通ってくるのか、また運転手はどこで待機すれば良いかなどが一目でわかるようになりました。特に生コンクリート車は時間管理が重要なのですが、大きい現場だと一度に10台以上のトラックが搬入してきます。今までは専属のスタッフが旗を振って待機場所まで誘導していたものを、自動でできるようになりました。所長もiPad上の地図でどのトラックがどこにいるか確認することができます。また、カーナビのガイドとSiriの音声コントロールシステムを組み合わせたことで事前に所長が「雨が降っているのでこの坂の運行注意」、「学校があるので徐行するよう」というメッセージを出すこともできるようになりました。

各所からの反応という点では、まず、現場からの評判は良かったです。それに公共事業の工事ですと、発注者に当社の方法などを技術提案するんですね。入札の際も様々な要素の総合で見られるのですが、安全管理や環境保全、地域社会への貢献等様々な項目があり、各社特色を出してくる中で、当社のモバイルを活用したこうした取り組みも良く評価をしていただいており、成果の一つだと思います。

全体を通して、今回の導入の成果はどういったところで感じられていますか?

今までは携帯電話で音声通信だけだったものが、今はiPhoneひとつでWEBに接続して情報収集ができます。また、外出の際にはPCと通信機器を持って出て行っていたのが、iPadだけで済みます。コストは従来同様に抑えつつ、こうした付加価値を生んだことの方が大きく、「これまでと違ってスケジュール管理もできるようになりましたし、安否確認などの可能性もありますのでただの電話とは違います」という話を社内でもしており、周囲も納得してくれています。
通信費という点でも、伸びてはいないと思います。これまでも通話する人はたくさんしていて、しない人はしなかったのでまちまちだったのですが、もう定額になりましたしね。たくさん話しても、たくさん通信しても変わりません。コストは同じで情報収集量が格段に増えました。

日頃ご利用いただいている上で、弊社に対するご要望はございますか?

運用は安定してきていますね。しかし、携帯電話を今までのものと同じように扱ってしまう社員もいて、修理依頼が少しずつ増えてきてしまっているのが現状です。今後はコネクシオさんと協議して修理体制も整えていきたいと考えています。今までは数が少なかったのでひとつひとつ行ってきましたが、運用のフローの中に故障対応も入れて上手く流れる等にしていきたいですね。どうしても壊れる覚悟はしないといけないので、その修理体制を作るとともに、次壊さないように伝えていくことが重要だと思います。
あとはセキュリティですね。一番経営者が心配しているのは、全員に携帯電話を配って、紛失してしまった際の対応がCSRと関わってきます。紛失対策は24時間体制ですぐ消去ということをすでにお願いしています。

最後に弊社をご利用いただいていてメリットだと感じられることが何かあれば、お教えください。

コネクシオさんはキッティングをもっとアピールした方が良いと思いますよ。今回1500台規模の導入がスムーズに行ったのはコネクシオさんのキッティングの正確性があったからです。ラベルもしっかり貼ってもらっているし、間違いはありません。メールアドレスの設定も新規の分すべてコネクシオさんに頼んでいます。次の機種変更のタイミングでもまたコネクシオさんのキッティングや入れ替えのノウハウが必要になってくると思っています。
当社は1500人レベルでしたが、3000人クラス7000人クラスの企業さんで心配されるのはやはりキッティングや管理の面です。
あとは、取引先の関係でいくつかのキャリアをまたがって契約する必要があったりするときは、それに対応できるのは強みですね。

編集後記

「量が増えるとやはり課題は管理面ですね」と話す同社。その解決策としてスマートデバイス利用拡大と並行し、「XEBILS(ゼビルス)」というスマートフォン発注・管理システムを自社で開発されています。このシステムは、発注内容や設定項目の伝達のみならず、最新の管理台帳としても機能し、相互のやりとりの記録を同じ画面で確認することを実現。さらに、リアルタイムでの情報の共有ができるため、情報の行き違いから生まれるトラブルの未然防止にもつながっています。今回も「XEBILSがあったから、仮想PBX導入で煩雑になるであろう箇所もそこまで困らずに対処できた」とのこと。当社としてもその利便性を実感しています。

今後もさらに積極的にスマートデバイスを活用されていくピーエス三菱様を、当社も全力でサポートさせていただきます。ご協力いただいた情報システム部の皆様、ありがとうございました。


担当営業に聞いた!解決Point

法人営業第四部
法人営業推進一課
日本橋ビジネスセンター駐在
波多野 亮
(※導入当時の部署)

・提案のポイント
初回iPhone導入時に比べ、格段に大規模な導入となったため、前回以上に弊社側で負担を吸収し、情報システム部様の稼働を軽減することに注力致しました。
具体的なポイントは以下となります。

(1)バックアップ・復元スキームの確立
→iCloudバックアップの検証及び復元内容の確認を密に行い、情報システム部様と十分な情報共有を経て、確実なスキーム作りに注力致しました。
(2)オリジナルアプリのキッティング
→仮想PBX導入に伴うオリジナルアプリの事前インストール・設定についても、弊社にて全てキッティングし、納品させていただいております。
(3)バックアップ作業の現地フォロー
→弊社全国営業拠点と連携し、各支店のバックアップ作業のお手伝いをさせていただき、各支店の管理者様の稼働軽減を実現致しました。
(4)ヘルプデスクによる利用者様問い合わせ対応
→iPhone納品時、ヘルプデスクへの問い合わせを誘導するマニュアルを同梱し、情報システム部様、各支店管理者様の業務負担に注力致しました。

・今後の展開
仮想PBX導入に伴い、端末発注時に手配する項目が増加しておりますので、申し込み関連は全て弊社窓口で一元化する運用スキームの追加構築を行って参ります。また、スマートデバイスの導入効果をより最大化させるソリューションの提案を継続し、ピーエス三菱様のより一層の発展に貢献出来るよう努めて参ります。