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社用スマホ(=業務用携帯電話)の導入を検討している会社は増加傾向にあります。従業員の働き方改革やワークスピードの向上、社内コミュニケーションの円滑化など業務を行う上で様々なメリットがあるからでしょう。しかし、デバイス自体の管理は台数が増えれば増えるほど大変になるのも事実。

そこで今回は社用スマホ導入のメリットや、BPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)を活用した運用方法を紹介いたします。

社用スマホを導入するメリット



大きなメリットは仕事の効率化と情報漏えいリスクの軽減です。

近年では、個人のスマホに許可なく会社の情報を共有し、業務に使用することが“シャドーIT”と呼ばれ、情報漏えいなどの観点から問題視されているため、社用のスマホを用意することで、業務効率化を図りつつ、“シャドーIT”による情報漏えいリスクを軽減することが可能です。

会社支給のスマホを活用すれば、外出が多い営業マンとのコミュニケーションの円滑化や、社外から社内情報へアクセス可能になるので業務の効率化につながります。

その他にも、社用スマホに“非常時にはすべてのデータを消去する”というアプリを標準でインストールしておけば、紛失時の情報漏えいリスクを大幅に軽減することが出来るでしょう。


まずはリスクのある情報の確認を



社用スマホでの強固なセキュリティを実現するためには、守るべき情報を確認しておく必要があります。それに対して、情報漏えいの予防策を実施しておかなければなりません。

例えば、クライアントの企業情報や商談進捗状況、メールデータなどの情報漏えいは絶対にあってはならないものです。こういった重要な情報は“閲覧そのものにPASSの入力を必要とする”などの個別の対策が必要になるでしょう。

社用スマホで情報共有した場合を想定し、守るべき情報をすべて洗い出してみましょう。



BPOを活用する方法も



社用スマホは業務効率化と情報漏えいのリスク軽減を実現できるツールですが、導入にあたっての決定事項や運用管理など少々の手間があるのも事実です。

そこで一つの解決策として、BPOを利用する方法があります。
BPOとは「Business Process Outsourcing(ビジネスプロセスアウトソーシング)」の略称です。つまり、ビジネスの業務プロセスを外部に委託することを指します。社用スマホをBPOする場合、その社用スマホの運用管理を外部委託することになります。


BPOの活用メリットとは


社用スマホのBPOを活用すると、どのようなメリットが得られるのでしょうか。
それを知るには、社用スマホ導入前、導入時、導入後にどのような運用・管理が必要になってくるか知っておく必要があります。

導入前


機種選定や料金プランの決定、利用環境としてソリューションやアプリの選定、セキュリティポリシーの作成やMDM(Mobile Device Management・モバイルデバイス管理ソフト)の設定・設計などが必要です。

導入時


端末初期設定やMDMインストール、アプリ登録、利用アプリなどのアカウント取得などが必要です。

導入後


端末が追加になれば調達し、機種変更対応、ソリューションやアプリの運用、OSバージョン管理、端末ログ収集、インシデント対応、動向調査、ポリシーの見直しなどが必要です。

その後の社内対応


最も重要なのは、社内対応です。ルール整備やマニュアル作成、教育、周知、問い合わせ対応などあらゆる作業が必要になります。さらに紛失時のサポートなども必要です。

これらすべての運用・管理を外部に委託すれば、必要な作業を代わりに実施してくれることから、作業負担や作業時間が減るというメリットが得られます。

活用パターン


BPOの活用パターンとしては、MDM、つまりモバイルデバイス管理ツールを用いて、24時間365日の紛失対応、遠隔操作などを委託するというものがあります。
盗難・紛失時に瞬時に遠隔操作して情報消去などをすることで、情報漏えいリスクの軽減にもつながります。

他にも、ルール整備やマニュアル作成、教育、周知、問い合わせ対応や、利用者情報と回線情報、MDM情報の維持 • オーダーを反映させた情報の最新化 • MDMユーザ追加、削除などの運用を行う「回線管理運用サービス」などを利用するというパターンもあります。

コストコントロールを行う



社用スマホ導入時に、BPOを上手に活用することで、コストをコントロールすることにもつながります。

スマホの運用プラン選定や独自機能の選定など、不慣れな担当者では戸惑う点も多く、思った以上に時間がかかってしまう可能性もあります。状況によっては、BPOを利用すれば複雑な作業をアウトソース出来るので、結果的にコスト削減につながるでしょう。

BPOは、こういった社用スマホの運用でも取り入れられています。円滑な社用スマホ運用のためにも、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。




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