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会社の資産となる顧客データを管理するうえで、名刺管理の方法を模索している企業は今でも多く存在しています。そこでこの記事では、最適な名刺管理の方法から、データの収集方法やセキュリティ問題、その他名刺管理の活用によって活かせる業務などを解説していきます。


名刺管理はしっかりできているか



営業活動をしていくとクライアントやパートナーから頂いた名刺はどんどん溜まっていきます。
しっかりと名刺の整理を行い仕事に活かすことはビジネスマンとして必要最低限のスキルともいえるでしょう。

しかし、名刺の管理方法は人それぞれです。
相手のことを忘れないために、会った場所やその人の特徴など、名刺自体をノート替わりにしてメモを取る人もいれば、業種毎、五十音順に名刺ホルダーなどのファイルやケースに保存している方、または、デジタル化のひとつとしてエクセルに手打ちで移している方もいます。

こういったアナログ管理は一般的でしたが、現代の名刺管理整理術という点では程遠いのが現実です。


属人化しがちな名刺管理


昨今、スマートデバイスの普及と共に、名刺管理アプリケーションが一般化され、活用しているビジネスマンも多く見受けられます。

しかし、個人の名刺管理方法は以前より格段に上がったものの、個別に名刺を管理している場合情報が散在してしまい、企業としては統一化が図れていないという点が課題として挙げられています。

名刺データから得られる顧客情報を会社の資産として蓄積していくためには、個人にとっても利便性が高く、会社にとっても資産となる名刺管理の方法を導入する必要があります。


クラウド型名刺管理ツールのメリット



名刺管理の一元化という点ではクラウド型の名刺管理ツールが優れています。
顧客の情報を一つにまとめることによって、検索性も向上し、情報の共有もできるため活用の幅は大きく広がります。

管理工数の削減


名刺を整理する際にアナログ管理では時間的コストがかかっていたものを、デジタルデータで管理することによって作業工数を削減しストレスを軽減させることができます。
今ではスキャナやスマートフォンのカメラなどで簡易的にデータを取り込むことができますので、収集の手間も少ないのがメリットのひとつとなります。

業務効率の向上


情報の一元管理によって業務効率の向上が期待できます。
外出時や即座に連絡先が知りたいという場合でも、検索をかけることですぐに見つけることができるので、常に名刺を持ち歩かなくても安心です。

そして従業員が得た人脈の可視化が可能になるため、自社と繋がりがある企業を把握し次のビジネスにも繋げやすくなります。


効率化を図れる名刺管理アプリケーション


名刺管理ツールで利便性の高いものをいくつかご紹介いたします。


Sansan(サンサン)


名刺管理システムという点においては、CMを見たことがある方も多いのではないでしょうか。
個人でも無料アプリの「Eight」を利用している方も多くユーザー数も100万人を突破したといわれています。
法人向けの「Sansan」同様利便性の高い名刺管理ツールです。


HotProfile(ホットプロファイル)


営業支援ツールとして名刺管理機能も兼ね備えた「HotProfile」
取り込んだ名刺情報と連携し、営業活動やマーケティング活動に活かすことができるのが特徴です。
マーケティングオートメーションの機能も付いているため、会社の売上アップに対し包括的に機能するツールです。

※上記は2017年6月20日時点での当社リサーチ内容となります。


SmartVisca(スマートビスカ)


Salesforce特化型の名刺管理ツールとして有名な「SmartVisca」
Salesforceとの連携によって営業活動にも活かすことができるのが特徴です。
セキュリティ面についても、名刺情報がSalesforceのサーバー内にしか残らないためコンプライアンス的にも安全安心のツールです。


Salesforceとの連携で営業活動に活かす


名刺管理そもそもの目的は、顧客データの一元管理によって業務を円滑化させ、売上アップに繋げることです。
数ある名刺管理の中でも営業支援ツールのSalesforceと連携ができるSmartViscaは、営業活動に直接影響が出てきますのでSalesforceを利用されている企業にとっては導入するべきツールともいえます。

既にSalesforceの運用方針が固まっている企業でも、カスタマイズが容易にできるため営業スタイルを崩さず管理できるのも嬉しい点です。
名刺のデータ化もスマートフォンのカメラやスキャナなどで簡単にでき、画像や文字が読み取りづらい場合でもオペレータによる入力も備えていることで正確な情報を登録することができます。
そしてSalesCloudを利用している場合、名刺をリードに登録することも可能。営業担当者だけでなく、営業管理職とリードを共有しながら、案件のステータス・進捗確認など、最新の顧客データをもとに戦略を練ることができます。

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  • 名刺管理で売上を伸ばす


    名刺を活用する機会が多いのは現場のスタッフ。利用シーンを想定した管理方法を導入しなければ、社内に浸透せず宝の持ち腐れになってしまいます。

    顧客データが会社の資産としてどうあるべきか。そのためには会社にとってどんなツールが必要なのか、どんなツールがあれば売上が上がるのかを想像しながら名刺管理サービスを選んでみてはいかがでしょうか。


    「営業マンの名刺管理」課題調査と解決策に迫るホワイトペーパーもご紹介しております。
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おわりに

いかがでしたでしょうか。 営業マンやフリーランスの方にとって、名刺管理は非常に重要なタスクです。名刺交換で得た機会を活かすか殺すかは、その後のビジネスの成否に大きく関わってきます。業務や目的の用途に一番合うツールを利用しビジネスを加速させてはいかがでしょうか。ぜひ、参考にしてみてください。